Dårlig kommunikasjon gir prosjektkrasj

kommunikasjon-1

Dårlig kommunikasjon er den viktigste grunnen til at mange prosjekter feiler, ikke for dårlig kompetanse, få ressurser eller feil sammensetning av teammedlemmene. Les Line Storehaug sine tre tips til god kommunikasjon som gir bedre prosjektledelse. (Foto: Unsplash)

Skrevet av: Line Storehaug, Prosjektleder i SYSCO

Vi gjør det hele tiden med kolleger, ektefellen, venner, barna eller den som ekspederer deg i butikken; kommuniserer. Som prosjektleder er en av hovedoppgavene mine å kommunisere - ta imot, forstå, filtrere og dele informasjon.

At kommunikasjon er viktig, viser en undersøkelse fra Project Management Institute. Undersøkelsen avslører at ett av fem prosjekter mislykkes på grunn av dårlig kommunikasjon. Og det kan skje selv om det er samlet et stjerneteam av kompetente folk i prosjektet.


Hva kreves?

Det første vi må starte med er å definere hva kommunikasjon er. Kommunikasjon er å formidle og dele ideer og informasjon, blant annet ved hjelp av språk. Vi kommuniserer aktivt når vi skriver til hverandre, har møter eller snakker i telefonen.

Det motsatte av god kommunikasjon er misforståelser eller ulik oppfattelse av hva som ble sagt, gjort eller hva som er målet.

Vi har sikkert alle vært der. Kjent på en frustrasjon over at andre ikke tar poenget, bidrar som de skal eller i verste fall jobber mot oss. Undervurderer vi betydningen av god kommunikasjon?


Tre tips til deg som prosjektleder:

  1. Bli enige om felles kjøreregler ved oppstart av prosjektet. Et sentralt spørsmål som bør besvares er hvordan vi ønsker å jobbe sammen.
  2. Har alle i teamet en arena der de kan være med å bidra eller drives det en monolog. Ved bred dialog kommer flere løsninger, ideer og tanker på bordet.
  3. Gir feiltrinn negative konsekvenser, som kommentarer eller endrede arbeidsoppgaver eller er det rom for å prøve og feile. Ved å skape psykologisk trygghet vil høypresterende team kunne prestere enda bedre ved å tørre og ta risiko.
Et eksempel på god prosjektkommunikasjon

Jeg har prøvd å gå tilbake til egne jobberfaringer som prosjektleder og tenkt på når jeg sist opplevde god kommunikasjon. Svaret er ikke lenger unna enn mitt forrige prosjekt. Dette var et stort og viktig prosjekt, med flere stakeholdere.

Prosjektet gikk ikke på skinner i alle faser, men ble i sluttfasen stemplet som et suksessprosjekt.

Hva var grunnen til det? Det var selvfølgelig mange grunner til at prosjektet ble en suksess, rett teknisk kompetanse, domenekunnskap og god økonomisk styring er bare noe av det som er verdt å fremheve.

Når jeg ser tilbake på prosjektet, opplevde jeg at det var høy grad av teamfølelse, rom for å gjøre feil, tillit og en dialog oss teammedlemmene imellom som var tuftet på en felles respekt for hvem vi er og arbeidet vi gjorde.

Vi hadde også flere sosiale arrangementer for teamet med god mat og drikke der vi ble kjent med hverandre utenfor jobbsammenheng. Det var det man på fagspråket definerer som psykologisk trygghet. Psykologisk trygghet eksisterer i et team eller på en arbeidsplass når det er rom for å ta opp bekymringer og å gjøre feil uten frykt for negative konsekvenser. For å skape psykologisk trygghet er første steg på veien å sørge for god kommunikasjon.

Et velfungerende team kjennetegnes ved måten de kommuniserer på. Samtidig scorer de høyt på tillit. Jeg mener at disse to tingene henger tett sammen. Tillit skapes ved romslighet og romslighet gir trygghet. En atmosfære for å tørre, utforske og, kanskje viktigst, gjøre feil. Uten dette fundamentet hjelper det lite med et omforent målbilder, tydelige roadmaps og støtteverktøy for bedre kommunikasjonsflyt. Dette er viktig, men kommer i andre rekke.


Her er noen av kildene til mine betraktninger og tips til mer lesning:

Les om hvordan vi jobber med prosjektledelse i SYSCO her >

Ønsker du en uforpliktende prat med oss rundt digitalisering?

KONTAKT RUNAR